Kế hoạch tập trung đánh giá toàn diện hiện trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện bảo quản và công tác quản lý tài liệu tại các kho lưu trữ do Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý. Qua kiểm tra, các đơn vị sẽ kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và nguy cơ mất an toàn để có biện pháp khắc phục, bảo đảm hồ sơ, tài liệu được bảo vệ, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và nhu cầu khai thác theo quy định.
Kiểm tra định kỳ và đột xuất khi có thời tiết nguy hiểm
Việc kiểm tra được thực hiện đối với toàn bộ tài liệu, cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản và các điều kiện an toàn tại các kho lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh.
Các kho sẽ được kiểm tra định kỳ trước mùa mưa bão; kiểm tra đột xuất khi có cảnh báo mưa lớn, bão, ngập úng hoặc theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND tỉnh. Sau mỗi đợt mưa bão, nếu phát sinh sự cố ảnh hưởng đến tài liệu, cơ quan chức năng sẽ tổ chức kiểm tra, đánh giá mức độ thiệt hại, đề xuất phương án khắc phục và thực hiện chế độ báo cáo.
Yêu cầu đặt ra là công tác kiểm tra phải nghiêm túc, khách quan, toàn diện và phản ánh đúng thực tế từng kho lưu trữ, từng hạng mục công trình, thiết bị và điều kiện bảo quản. Những nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn tài liệu phải được khắc phục kịp thời hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý; không để xảy ra mất mát, hư hỏng do nguyên nhân chủ quan.
Kiểm tra từ mái kho đến thiết bị phòng cháy, chống ẩm
Nội dung kiểm tra bao gồm hiện trạng mái, trần, tường, nền, cửa ra vào, cửa sổ, hệ thống thoát nước, khả năng chống dột, chống ngập và các yếu tố có thể gây mất an toàn cho kho lưu trữ.
Các đơn vị đồng thời rà soát việc bố trí giá, tủ, khoảng cách giữa tài liệu với nền kho; tình trạng hộp, cặp, bìa bảo quản; khả năng kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm; nguy cơ nấm mốc, côn trùng và các tác nhân gây hư hại. Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu có giá trị đặc biệt được yêu cầu quan tâm bảo quản chặt chẽ.
Hệ thống điện, phòng cháy và chữa cháy, chống sét, cấp điện, thoát nước, máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió và thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm cũng thuộc phạm vi kiểm tra. Các kho phải chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, vật tư phục vụ ứng cứu khi xảy ra thiên tai.
Bên cạnh đó, Văn phòng UBND tỉnh sẽ kiểm tra công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, sổ theo dõi, biên bản thu nộp và các hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ. Việc số hóa được xác định là giải pháp góp phần nâng cao khả năng bảo vệ, khai thác tài liệu và hạn chế rủi ro mất mát khi xảy ra thiên tai.
Chủ động phương án di chuyển và ứng cứu tài liệu
Các kho lưu trữ phải xây dựng phương án ứng phó với mưa bão, ngập úng; xác định vị trí an toàn để di chuyển tài liệu khi cần thiết; chuẩn bị lực lượng, phương tiện, vật tư ứng cứu và phương án khắc phục hậu quả sau thiên tai. Chế độ thông tin, báo cáo khi xảy ra sự cố phải được thực hiện đầy đủ, kịp thời.
Phòng Hành chính - Tổ chức là đơn vị chủ trì tham mưu triển khai kế hoạch, tổ chức kiểm tra các kho lưu trữ và phân công công chức thường xuyên theo dõi diễn biến thời tiết. Công chức quản lý kho có trách nhiệm kiểm tra hệ thống điện, phòng cháy, chữa cháy, chống sét, chống dột; vệ sinh kho, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống nấm mốc, côn trùng và chuẩn bị vật tư phục vụ xử lý tình huống khẩn cấp.
Sau mỗi đợt kiểm tra, kết quả phải được lập thành biên bản, tổng hợp và báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh. Trên cơ sở đó, đơn vị chức năng đề xuất sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung thiết bị và vật tư cần thiết. Khi xảy ra mưa bão, ngập úng hoặc tình huống khẩn cấp, các biện pháp ứng cứu phải được triển khai ngay để bảo đảm an toàn tài liệu.
Các phòng, ban, trung tâm thuộc Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp kiểm tra, thực hiện nghiêm các kiến nghị sau kiểm tra và tham gia bảo vệ, di chuyển hồ sơ, tài liệu khi có thiên tai. Kinh phí mua sắm vật tư, sửa chữa nhỏ và bảo dưỡng thiết bị được bố trí căn cứ nhu cầu thực tế và khả năng cân đối ngân sách của Văn phòng UBND tỉnh.
Việc chủ động kiểm tra và bảo vệ tài liệu trong mùa mưa bão góp phần gìn giữ an toàn nguồn thông tin có giá trị, bảo đảm hoạt động của cơ quan nhà nước được liên tục, đồng thời nâng cao trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong công tác văn thư, lưu trữ.