Nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, nâng cao trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 với các nhiệm vụ, giải pháp cụ thể.

Theo kế hoạch, công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 được triển khai với mục tiêu đưa hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật; nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc; bảo đảm an toàn, bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu lịch sử địa phương và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Kế hoạch yêu cầu tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành; tổ chức thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng kế hoạch của tỉnh. Trong đó, tập trung chỉ đạo thực hiện hiệu quả việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; lập và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các quy định pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thông qua nhiều hình thức phù hợp; đồng thời giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử và các phương tiện thông tin đại chúng.

Văn phòng UBND tỉnh sẽ rà soát các văn bản đã ban hành nhưng không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế; xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm thống nhất trong toàn cơ quan. Việc thực hiện quy định về văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm được đưa vào tiêu chí chấm điểm chỉ số cải cách hành chính, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm.

Về tổ chức bộ máy, kế hoạch yêu cầu tiếp tục kiện toàn, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ. Nội dung bồi dưỡng tập trung vào soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; số hóa tài liệu lưu trữ.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tiếp tục được tăng cường đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, trong đó chú trọng việc phổ biến văn bản quy phạm pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ; thu thập, xác định giá trị và chỉnh lý tài liệu lưu trữ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.

Đối với quản lý tài liệu tại Lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo quy định; tập trung triển khai Quyết định phê duyệt Đề án chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy tỉnh giai đoạn 2026-2035. Việc số hóa phải bảo đảm tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi thực hiện, ưu tiên tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu thường xuyên khai thác.

Các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm giao nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả hồ sơ điện tử) vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; đồng thời bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị và thực hiện vệ sinh định kỳ để bảo đảm an toàn tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Tại Kế hoạch, Văn phòng UBND tỉnh đặt mục tiêu tiếp tục hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ quy trình; bảo đảm 100% văn bản đi của cơ quan (trừ văn bản mật) được ký số và phát hành trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tăng cường số hóa hồ sơ, tài liệu để phục vụ khai thác trên môi trường mạng; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Để bảo đảm điều kiện thực hiện, Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, nhất là kinh phí đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị và kinh phí chỉnh lý, số hóa nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng.

Văn phòng UBND tỉnh giao Phòng Hành chính - Tổ chức chủ trì tham mưu, tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch; đồng thời tham mưu cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ. Các phòng, ban, trung tâm và toàn thể chuyên viên căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao nghiêm túc triển khai thực hiện; kịp thời báo cáo những khó khăn, vướng mắc phát sinh để tổng hợp, trình lãnh đạo xem xét, giải quyết.

Xem chi tiết Kế hoạch số 13/ KH-VPUBND tại đây!